Aynı Anda Birkaç İş Yaptığında Beynin Gerçekte Ne Yapıyor?

Bilgisayarda rapor yazıyorsun. Ekranın bir köşesinde mesajlar akıyor. Bir yandan toplantının sesini dinliyor, diğer yandan gelen e-postanın konusuna göz atıyorsun. Günün sonunda bütün işlerle ilgilenmişsin gibi hissediyorsun. Ama rapordaki aynı cümleyi üç kere düzeltmişsin; toplantıda konuşulan kritik ayrıntıyı hatırlamıyorsun.

Birden fazla işle uğraşmak modern hayatın olağan parçası. Sorun, bu durumun her zaman gerçek eşzamanlılık anlamına gelmemesi. Zor iki bilişsel iş çoğu kez dikkatini paylaşmak yerine görevler arasında gidip gelmeni gerektiriyor.

Sekmeler arasında yalnız ekranda geçiş yapmıyorsun

Bir e-postayı okuyup tekrar rapora döndüğünde kaldığın yeri hatırlaman gerekiyor. Raporda neyi anlatıyordun? Hangi veriyi kullanacaktın? Cümlenin devamı nasıldı? Bunların her biri küçük ama gerçek bir zihinsel maliyet doğurabilir. Ekranda birkaç saniye süren geçiş, zihinde yeni görevin kurallarını yeniden yüklemeyi gerektirir.

Bilişsel psikolojide görev değiştirme ve çift görev yürütme ayrı deney düzenekleriyle inceleniyor. Beyin görüntüleme çalışmalarını bir araya getiren meta-analizler, bu iki durumun bazı ortak dikkat ve kontrol ağlarını kullandığını, ancak tamamen aynı süreçler olmadığını gösteriyor. Yani “Beyin aynı anda hiçbir şey yapamaz” cümlesi de aşırı basit olur. Yürümekle konuşmak gibi otomatikleşmiş bir hareketi ve sözel işi birlikte yapabiliriz. Zor iki karar verme işini birleştirmek ise başka bir konudur.

Hızlı hissetmek, hızlı bitirmek olmayabilir

Çalışırken sık sık sekme değiştirmek insana hareket hissi verir. Bir şeyi beklememiş, boş durmamış olursun. Üstelik her yeni e-posta küçük bir tamamlanma duygusu yaratabilir. Fakat günün sonunda asıl önemli iş bitmemişse meşguliyet ile ilerlemeyi karıştırmış olabilirsin.

Bu bir ahlak meselesi değil. İş yerleri çoğu zaman anında yanıt vermeyi ödüllendiriyor. Bir yandan derinlikli çalışma isterken diğer yandan her mesaja saniyeler içinde cevap bekleyen bir düzen, çalışanı zor durumda bırakabilir. Böyle bir ortamda bütün sorumluluğu kişinin “odaklanma becerisine” yüklemek haksızlık olur.

Kendi kendine şöyle sor: Gün içinde kaç farklı iş yaptım değil, hangi işi gerçekten sonuçlandırdım? İkisi arasındaki fark kimi zaman şaşırtıcıdır.

Hangi işler bir arada yürüyebilir?

Her şeyi bloklar hâlinde yapmak zorunda değilsin. Evde çamaşır makinesi çalışırken kitap okuyabilirsin; makine senden sürekli karar istemez. Fakat karmaşık bir hesap yaparken ayrıntılı bir konuşmaya kulak vermek daha çok zorlayabilir. İki işin aynı zihinsel kaynakları ne kadar kullandığı önemlidir.

Bunu anlamak için üç kategori oluşturabilirsin: Dikkatin tamamını isteyen işler, küçük kararlarla yürüyen işler ve beklerken kendi kendine süren işler. İlk kategorideki görevleri mümkünse tek tek yap. İkinci kategoriyi günün belirli anlarına topla. Üçüncü kategorideki işleri ise hayatı kolaylaştıran yardımcı süreçler olarak kullan.

Bir yöneticinin gün boyu birçok konuyla ilgilenmesi de gerçek. Buradaki öneri, hayatın bütün karmaşasını ortadan kaldırmak değil; dikkat gerektiren işlerin üzerine gereksiz geçişler yığmamak.

Daha az sekme, daha görünür bir sonuç

Yarım saatlik bir deneme yap. Tek bir iş belirle ve tamamlanma ölçüsünü yaz: Raporun girişini bitirmek, iki sayfalık metni anlamak, bir müşterinin sorununu çözmek... Ardından acil olmayan bildirimleri kapat. Süre sonunda ne kadar ilerlediğine bak. Başka bir gün aynı işi sık geçişle yaptığında hislerini ve sonucu karşılaştırabilirsin.

Elbette iki gün birebir aynı olmaz. İşin zorluğu, uykun ve dışarıdan gelen talepler değişebilir. Bu tür bir kişisel gözlem kesin bilimsel kanıt değil; kendi çalışma düzenini görmek için araçtır.

Bir de kesintiden sonra geri dönüş cümlesi yazmayı dene: “Burada kalmıştım; sıradaki adım şu.” Küçük bir not, zihninin yeniden işe girmesini kolaylaştırabilir. Özellikle dışarıdan kesilme ihtimalinin yüksek olduğu işlerde yararlı bir alışkanlıktır.

Kesintinin ardından yeniden başlamak

Bir telefon görüşmesi raporun ortasında seni durdurduğunda geri dönüş anı çoğu kez görünmez bir emek ister. İlk cümleyi yeniden okumak, hangi dosyayı kullandığını bulmak, bir önceki kararı hatırlamak zorunda kalabilirsin. Bu yüzden kesintiye uğramayı yalnız konuşmanın sürdüğü dakikalarla ölçmek eksik olur. İşin akışına geri dönmek için gereken zaman da hesaba katılmalıdır.

Toplantılarda çoklu görev beklentisi açık bir sorun yaratabilir. Hem ayrıntılı not almak hem sohbet uygulamasından yanıt vermek hem de karşı tarafın yüzündeki ifadeleri takip etmek aynı derecede kolay değildir. Önemli bir konuşmada not almayı bir kişiye, teknik takibi başka birine vermek veya toplantının sonunda net görev dağılımı yapmak iş yükünü paylaşabilir.

Bu düzen herkes için mümkün olmayabilir; yine de işe yaraması için kusursuz bir sistem gerekmez. Bir günlük küçük değişiklik bile, dağınıklığın gerçekten nerede ortaya çıktığını gösterebilir.

Verimliliğin sessiz ölçüsü

Çok işe yetişmek başlı başına kötü değil. Sorun, her şeye dokunup hiçbirine yeterince düşünme alanı bırakmamak. Günün hızını artırmak kimi zaman işleri hızlandırmaz; yalnız yorgunluğunu büyütür.

İyi odaklanmak, hiç mesaj almamak veya hiç ara vermemek demek değil. Hangi işin ne kadar dikkat istediğini ayırt edebilmektir. Birkaç görevi aynı anda yürütebildiğin için kendini güçlü hissetmen anlaşılır. Asıl güç ise önemli olanı bitirmek için diğerlerini kısa süreliğine bekletebilmektir.